Сроки возмещения расходов подотчетнику

Материалы приобретаются физическим лицом от своего имени и за свой счет. Расходы на приобретение возмещаются наличными денежными средствами из кассы организации. Работник пишет заявление на возмещение расходов на данную покупку, руководитель издает приказ на возмещение понесенных расходов, и бухгалтерия выплачивает сотруднику понесенные расходы и принимает к учету материалы. Правомерно ли применение такого порядка приобретения материалов, а также возмещение этих расходов из кассы организации?

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Итоги Когда оформляется авансовый отчет Согласно п. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера , который составляется при наличии заявления от подотчетника , одобренного руководителем или на основании распорядительного документа приказа, распоряжения руководителя компании или ИП. В заявлении или распорядительном документе должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств. Авансовый отчет , в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем. Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Как составить заявление на возмещение личных средств работника, потраченных на Если расходы действительно были необходимы и подотчетник. Работник пишет заявление на возмещение расходов на данную покупку, Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех. Срок отчета по подотчетным суммам — это дата, указанная в документе, своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных расходов в ознакомить с ним подотчетника и получить от него согласие на.

Компенсация сотруднику за купленные материалы

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок. Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет? Выдать деньги на хозрасходы можно как штатным работникам, так и лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера письмо ЦБ РФ от Размер средств, выдаваемых в подотчет директору, законодательно не регламентирован. Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками должно соблюдать лимит — не более рублей по одному договору. Дана пошаговая инструкция. Получить письменное заявление подотчетного лица или приказ руководителя Только при наличии таких документов организация вправе оформить расходный кассовый ордер п. Примечание: Руководитель компании также может получить деньги лишь при наличии письменного заявления. Заявление пишется в произвольной форме, но должно обязательно включать: сумму аванса; срок выдачи; на что выдать деньги; визу руководителя; дату составления. Заявление можно составить в печатном виде, а можно написать от руки.

Работник купил материалы за свой счет

Материалы приобретаются физическим лицом от своего имени и за свой счет. Расходы на приобретение возмещаются наличными денежными средствами из кассы организации. Работник пишет заявление на возмещение расходов на данную покупку, руководитель издает приказ на возмещение понесенных расходов, и бухгалтерия выплачивает сотруднику понесенные расходы и принимает к учету материалы.

Правомерно ли применение такого порядка приобретения материалов, а также возмещение этих расходов из кассы организации? Существуют ли какие-либо лимиты расходования денежных средств из кассы при расчетах с сотрудником лимит по оплате наличными с 1 контрагентом - до руб.

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: Законодательство РФ не содержит запретов на возмещение расходов работника после приобретения им материалов для нужд организации без выдачи под отчет аванса.

Возмещение расходов работника из кассы будет правомерным в случае, если на момент такого возмещения в кассе организации в достаточном количестве будут находиться денежные средства, не являющиеся ее выручкой и полученными ею страховыми премиями. В ином случае возмещение расходов работника из кассы может осуществляться из денежных средств, предварительно снятых с расчетного счета организации и внесенных в ее кассу.

Несоблюдение такого порядка приведет к нарушению законодательства РФ и может вызвать споры с налоговыми органами. Также сообщаем, что наличные расчеты между организациями и физическими лицами осуществляются без ограничения суммы. Обоснование позиции: В настоящее время нормативными документами, регламентирующими правила осуществления операций с наличными денежными средствами, являются: - Указание Банка России от Указанные документы вступили в силу с Порядок оформления документов в случае выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, регламентирован в п.

В этом случае оформляется расходный кассовый ордер согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Таким образом, действующий в настоящее время порядок предполагает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам фактически выданных им денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Правомерность действий сотрудника от имени организации при совершении им покупок для нужд организации должна быть подтверждена доверенностью ст. Однако на практике возникают ситуации, когда сотрудники фактически тратят свои личные средства на нужды организации, а понесенные ими расходы в дальнейшем возмещаются организацией. Так, в частности, в письме Минфина России от Аналогично и в рассматриваемой ситуации расходы, осуществляемые работником и связанные с осуществлением деятельности юридического лица, компенсируются организацией после приобретения указанных в задании материалов без выдачи наличных денег под отчет авансом.

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации сотрудник не может быть признан подотчетным лицом, поскольку денежные средства для нужд организации ему не выдаются, а происходит лишь возмещение уже понесенных им расходов.

Соответственно, отчет сотрудника в такой ситуации не может быть признан авансовым. В то же время российское законодательство не содержит запретов на указанный в вопросе порядок расчетов с работником, приобретающим в интересах организации материальные ценности, поэтому, по нашему мнению, указанный порядок может быть применен организацией в случае соблюдения установленных норм, установленных законодательством РФ, в частности в случае его надлежащего документального оформления.

Напомним, что в соответствии с ч. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Все первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных ч.

Таким образом, организация вправе самостоятельно определить порядок документооборота для рассматриваемой ситуации. Необходимо отметить, что п. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения п.

Мы полагаем, что факт составления в рассматриваемой ситуации заявления работника с просьбой возместить расходы, оплаченные из собственных средств, отчета о расходовании средств и дальнейшее утверждение отчета руководителем, а также издание руководителем приказа будут свидетельствовать об одобрении сделки представляемым.

Для рассматриваемой же ситуации форма отчета о произведенных расходах не установлена. Руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должен определить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст. К данному документу следует приложить оправдательные документы чеки, квитанции и т.

Возмещение сотруднику понесенных им расходов осуществляется по расходному кассовому ордеру п. Учитывая изложенное, полагаем, что в целях более полного документального оформления хозяйственных операций по приобретению материалов рассматриваемым способом, помимо документов, указанных в тексте вопроса, организации целесообразно располагать следующими документами: - общим по организации приказом директора о возмещении сотрудникам произведенных в интересах организации расходов; - приказом об утверждении перечня сотрудников, которые осуществляют приобретение материалов в интересах организации; - отчетами сотрудников об израсходованных суммах и целях такого расходования с приложением документов, подтверждающих приобретение и оплату материалов.

Формы указанных документов организации разрабатывают самостоятельно ч. Следует иметь в виду, что неоднозначным является правомерность возмещения работнику осуществленных им расходов на приобретение материалов непосредственно из кассы организации минуя сдачу выручки на расчетный счет , так как перечень целей, на которые организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные в кассу в виде выручки, законодательно ограничен.

Так, согласно п. Иных норм, содержащих какие-либо запреты для участников наличных расчетов на расходование непосредственно из кассы без зачисления на расчетный счет наличных денежных средств, не содержится ни в Указании N У, ни в Указании N У. Из прочтения нормы п. Ограничения по расходованию из кассы денежных средств распространяются только на выручку за проданные товары, выполненные работы, оказанные ими услуги, а также на полученные страховые премии. Иные денежные средства, поступившие в кассу, могут расходоваться организацией без целевых ограничений.

Перечень целей, на которые могут расходоваться выручка организации и полученные страховые премии, находящиеся в кассе, является закрытым. В указанном перечне поименована выдача наличных денег работникам под отчет, но не поименована компенсация их расходов, осуществленных в интересах организации. Средства организации попадают под категорию "выдача наличных денег работникам под отчет", только если выдаются до фактического осуществления расходов.

Предсказать, как будет квалифицировано возмещение из наличной выручки расходов работнику, понесенных им за счет собственных средств, для приобретения товаров для организации, затруднительно.

Что касается цели "оплата товаров кроме ценных бумаг , работ, услуг", то к рассматриваемому случаю, на наш взгляд, она не применима. Мы полагаем, что такая цель расходования выручки соответствует ситуации, когда расчеты наличными денежными средствами за приобретенные товары выполненные работы, оказанные услуги осуществляются через представителя организации поставщика исполнителя , действующего на основании доверенности на получение денежных средств, оформленной в соответствии со ст.

Учитывая изложенное, полагаем, что возмещение расходов работника из выручки будет правомерным в случае, если на момент такого возмещения в кассе организации в достаточном количестве будут находиться денежные средства, не являющиеся ее выручкой и полученными ею страховыми премиями.

В ином же случае возмещение расходов работника из кассы может осуществляться из денежных средств, предварительно снятых с расчетного счета организации и внесенных в ее кассу. Полагаем, что несоблюдение такого порядка может привести к нарушению положений п. Напомним, что Указанием N У предусмотрена сдача уполномоченным представителем юридического лица наличных денег в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица п.

Расходование на указанные цели другой наличности, полученной не в качестве выручки за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, законодательством не запрещается. Денежные средства могут быть получены, например, в качестве займа от физического лица. Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена ч.

Как следует из приведенной нормы, законодательством РФ прямо не предусмотрено ответственности за нарушение порядка расходования денежных средств из кассы. Так как Указание N У вступило в силу с Налоговые органы нередко предъявляют претензии к участникам наличных расчетов, которые используют денежные средства, поступившие в их кассы, минуя расчетные счета.

Налоговики квалифицируют такие операции как нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

Судьи в зависимости от обстоятельств дела поддерживают и налогоплательщиков, и налоговые органы смотрите, например, постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от В силу положений ст. При этом в размере, не превышающем тысяч рублей либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную тысячам рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов, могут производиться наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов, то есть между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами п.

Таким образом, лимит расчетов наличными установлен в отношении расчетов между организациями и индивидуальными предпринимателями. Расчеты между организациями и физическими лицами осуществляются без ограничений в размерах. Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами: - Энциклопедия решений.

Цели расходования наличных денег юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями; - Энциклопедия решений. Расчеты наличными денежными средствами.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Рекомендуйте статью коллегам:.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Шаблоны и формы Разбираемся с новыми правилами для подотчета С августа года начали действовать новые правила на выдачу денег сотрудникам. Кто теперь имеет право получить подотчетные средства и как их выдавать в году. Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в году. По Приказу Минфина от Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм.

Срок отчета по подотчетным суммам

Образец приказа Деньги выдают наличными либо перечисляют на банковскую карточку работника. Сроки отчета по подотчетным суммам По истечении периода, на который были получены денежные средства, сотрудник должен: либо в течение трех дней представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет; либо вернуть неизрасходованные суммы. Если сотрудник в день, когда наступил срок возврата подотчетных сумм, отсутствует на рабочем месте, он должен отчитаться после возвращения на работу тоже в течение трех дней. Срок давности чеков для авансового отчета законодательством не установлен. До внесения изменения в Указание У в августе года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам. Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета например, человек был в командировке работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением. Разрешение споров Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не отчиталось в срок и не не вернуло полученные деньги вовремя. В этой ситуации у компании есть один месяц после истечения даты возврата на удержание невозвращенного подотчетного аванса. Для этого необходимо издать распоряжение руководителя об удержании выданных средств из заработной платы, ознакомить с ним подотчетника и получить от него согласие на удержание в письменном виде.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С

Как избежать ошибок в расчетах с подотчетными лицами

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы. Игнорирование надлежащего оформления подотчетных документов может повлечь налоговые риски в части признания расходов по налогу на прибыль, доходов работников по НДФЛ, а также необходимостью начисления страховых взносов на сумму неподтвержденных расходов. Получить денежные средства под отчет может не только работник компании, но и лицо, с которым у компании заключен договор гражданско-правового характера письмо ЦБ РФ от Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ распоряжение, решение , подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет теперь нет. В письме ЦБ РФ от

Срок отчета по подотчетным суммам — это дата, указанная в документе, своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных расходов в ознакомить с ним подотчетника и получить от него согласие на. с порядок расчетов с подотчетниками изменился. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением Затем издается приказ о возмещении израсходованных денег. Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те . который дается работодателю для возмещения расходов работника.

Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже. Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор Письмо Банка России от

Новые правила по подотчету с 1 июля 2019 года

Имеет ли право ООО возместить ему расходы согласно авансовому отчету задним числом? Ответ: В законодательстве нет запретов на использование сотрудником личных средств для оплаты покупок, в которых нуждается организация. Однако в данной ситуации существует налоговый риск, связанный с несвоевременным отражением расходов. Поэтому для организации важно корректно оформить такие взаимоотношения документально. В подобных ситуациях необходимо иметь в виду два обстоятельства.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

.

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

.

Заявление о возмещении потраченных на нужды компании личных средств

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 1С 8.2 АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ и все нюансы по его составлению в программе 1С. Урок 41
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. treadnewsphaha

    Вы знаете редко сейчас кто пишет по данной тематике, очень приятно читать, я бы советовала картинок добавить еще!

  2. Аким

    Это действительно удивляет.

  3. Мокей

    Советую Вам посмотреть сайт, на котором есть много информации по этому вопросу.

  4. celipur

    Эта великолепная мысль придется как раз кстати

  5. Дементий

    Совершенно верно! Идея отличная, поддерживаю.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных