Опись папок с документами

В делопроизводстве всегда важным итоговым результатом при формировании какого-либо комплекта документов является опись содержания тех самых документов в том или ином комплекте. Это обязательно необходимый документ при осуществлении и систематизации учета особо важных и ценных дел, где содержится достоверная информация предприятия. Опись документов, его бланк может быть унифицированной. Они в обязательном порядке составляются при подготовке документов хозяйствующих субъектов для сдачи в архив. Прием документов в архив регламентируется своими нормативными актами, которые соответственно предъявляют определенные требования к порядку оформления описей сдаваемых документов.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия. При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, — оригинал или копия заверенная или не заверенная. Составляется документ в 2 экземплярах — один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов — то есть общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Внутренняя опись документов индивидуальной папки фамилия, имя, отчество должность, место работы. Наименование документа. Дата выдачи. Как правильно составить образец описи документов для передачи другой организации в году. Внутренняя опись документов индивидуальной папки, представляемой педагогическими работниками для аттестации.

Внутренняя опись документов индивидуальной папки (с 01.03.2018)

Внутренняя опись документов личного дела Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу — в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат. Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. К каким личным делам должна составляться опись Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах. Кто должен составлять документ Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях например, на малых предприятиях опись может быть составлена секретарем или руководителем компании — главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику. Как составлять внутреннюю опись документов личного дела На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов: каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме что неудобно при большом количестве личных дел , использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы. Документ должен содержать в себе ряд сведений: наименование предприятия, должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются, список описываемых документов, полный список бумаг, хранящихся в личном деле а также их копий. К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т. Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы. Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются с указанием лиц и причин, по которым они понадобились. Как оформить опись документов личного дела Документ может быть оформлен как от руки при помощи линейки, карандаша и ручки , так и напечатан на компьютере наиболее удобно, так как можно распечатать сразу необходимое количество копий. Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия роли не играет. Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Полистать демо-версию печатного журнала Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются?

Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять? Планирование и нормативное регулирование В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1.

Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 2. По одной описи могут передаваться дела за несколько лет см. Пример Пример 1 СвернутьПоказать В график передачи дел в архив на год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период — гг.

Дела, сформированные в году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений. График передачи дел из подразделений в архив организации см.

Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов. Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить: описи документов и дел своего подразделения по годовым разделам и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы: Таблица 1 Группы дел СвернутьПоказать В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел полная или частичная3 и формируются соответствующие описи дел см. Пример 9. Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения до 10 лет включительно не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ.

Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически какие при этом есть варианты и от чего они зависят ; как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел также по годовым разделам отдельно от описей дел по личному составу.

На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет: годовые разделы соответствующих сводных описей Пример 12 и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению также по годовым разделам.

Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют: не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы, но и соответствующие электронные копии файлы в необходимом формате. В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы, созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов, на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования состоит из электронных копий бумажных и электронных документов.

Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота СЭД , то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически. Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение. А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, так как архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.

Служба делопроизводства и архив ответственный за архивное хранение организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии ЭК организации. Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться. Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта см.

Таков общий алгоритм плановой работы по составлению описей дел в организации. Делопроизводство и архивное дело. Существуют следующие типы описей, которые составляются в организациях: описи дел структурных подразделений, которые используются как учетно-сдаточные; описи документов, дел организации, то есть сводные описи, которые составляются на основе описей дел структурных подразделений по годам годовым разделам и являются основными учетными справочниками; описи архивных коллекций, в которых учитываются отдельные архивные документы, связанные между собой какими-либо признаками или одним признаком авторским, тематическим, видовым, объектным и т.

Виды описей, которые входят в состав обязательных учетных документов организации, имеют обязательные формы, утвержденные Правилами, они перечислены в последней колонке Таблицы 2. Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности например, в процессе сдачи налоговой отчетности.

Дело единица хранения и единица учета в бумажной форме может представлять собой: совокупность документов, возникших по одному вопросу или на одном участке деятельности, либо один документ, как правило, объемный и многостраничный например, годовые планы и отчеты, журналы регистрации.

Точно так же электронное дело может состоять из одного электронного документа и метаданных к нему или представлять собой совокупность электронных документов и метаданных к ним. Дела, в которые сформированы документы в бумажной форме, имеют ограничения по толщине до 4 см и по объему — до листов с учетом: самостоятельно нумеруемых листов дела, самостоятельно нумеруемых листов внутренней описи, листа-заверителя.

Пример 13 и в котором предусматривается перечисление наименований всех документов с указанием даты, регистрационного номера и объема в Мб , содержащихся в каждом электронном деле, включенном в опись. Таким образом, опись является основным учетным и справочным документом и в делопроизводстве, и архиве организации, и в государственном или муниципальном архиве, если организация является источником его комплектования. Описи дел структурных подразделений и сводные описи Перед внесением дела в опись соответствующего вида или в акт о выделении к уничтожению ответственный за делопроизводство и исполнители в структурных подразделениях просматривают сформированные в делопроизводстве дела.

Причем дела постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения должны просматриваться полистно. Редактируются заголовки на обложках дел и в рабочем экземпляре номенклатуры дел, проверяется правильность определения сроков хранения, соблюдение правил формирования дел и т. Если в номенклатуре дел были проставлены неконкретные сроки хранения документов или сроки, нуждающие в фактическом уточнении, то на обложках сформированных дел и в описях дел они конкретизируются: Пример 6.

Как составить опись передаваемых документов

Именно этим вопросом рано или поздно озадачивается руководитель компании, глядя на бумажный хаос, воцарившийся на территории его офисных владений. Кому поручить подготовку документов к архивному хранению? Как сделать это максимально удобно в первую очередь для сотрудников самой компании, которым не раз придется обратиться в архив? Первый путь — узнать как можно больше о подготовке документов к архивному хранению и самостоятельно приступить к ее выполнению. Второе направление действий — внимательно изучить рынок архивных услуг и обратиться за помощью к команде профессионалов. Несомненно, архивная компания сделает все намного быстрей и качественней, но не каждый руководитель готов вписать в бухгалтерский баланс дополнительную статью расхода.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Опись документов в личном деле работника Опись в личном деле сотрудника, представляет собой бланк, на котором указывается перечень документов, представленных самим работником, а также собранная информация о сотруднике работодателем. Личное дело папка работника содержит совокупность всей собранной информации о работнике, с подтверждением копий документов, представленных работником, кроме того в личном деле содержится полная информация о сотруднике и его родственниках, а также сведения о трудовой деятельности одним словом конфиденциальная информация. Для корректного ведения делопроизводства в отделе кадров, все бумаги личного дела одного сотрудника в личном деле папке сотрудника, скрепляются между собой в хронологическом порядке. Перечень документов бумаг , которые представляют собой личное дело сотрудника ничем не регламентирован. Лишь в государственных учреждениях перечень документов личного дела закреплен соответствующими нормативно-правовыми актами. Коммерческие компании, в том числе, если в роли работодателя выступает индивидуальный предприниматель вправе внутри компании определять и устанавливать регламент содержания личного дела. Список таких документов напрямую зависит от специализации работы сотрудника, от категории квалификации работника и т.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Опись документов

Полистать демо-версию печатного журнала Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации?

Внутренняя опись документов индивидуальной папки, представляемой педагогическими работниками для аттестации. Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел описей хранятся в архиве в папках, не прошиваются и не переплетаются. Как составить и заполнить внутреннюю опись документов личного дела? те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или.

Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т. Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы. Что такое личное дело сотрудника Личное дело — это совокупность всей документации, касающейся определенного человека.

Опись документов в личном деле работника

Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Бланк описи документов для передачи можно подготовить один раз и использовать его многократно в дальнейшем. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования. Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу. Нормы составления Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона.

Опись документов в архив

Ответить Марьяна 02 12 Добрый день. И карточки Т Ответить admin 06 12 Здравствуйте!

Как подготовить документы к архивному хранению

.

Внутренняя опись документов личного дела

.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. Гедеон

    Огромное спасибо, только что то с комментами на блоге, получилось написать с третьего раза (

  2. liemoycep

    Подтверждаю. И я с этим столкнулся. Можем пообщаться на эту тему.

  3. samhvesera

    да быстрей б она уже вышла!!

  4. Жанна

    Я извиняюсь, но, по-моему, Вы ошибаетесь. Могу отстоять свою позицию.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных