Как быть нужным специалистом по документообороту в

Что нельзя отнести к сфере делопроизводства? Где на документе следует располагать государственный герб Российской Федерации? В каком случае на документе не воспроизводится эмблема организации? Где помещается товарный знак или эмблема организации?

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Подолина, независимый консультант П. Документы необходимы для управления, а не просто ценны сами по себе, — в этом состоит принцип документирования деятельности: вся необходимая информация должна быть отражена в документах; документы должны храниться так, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти; все принятые решения должны быть исполнены. Кроме того, работа с документами должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность организации. Как обеспечить сохранность и доступность документов с одновременным быстрым выполнением всех действий по их обработке и распространению? Для достижения этой цели и был разработан электронный документооборот. Посмотрим, как он облегчает работу разным группам сотрудников компании, и оценим ту роль, которая принадлежит в его внедрении руководителю и сотрудникам службы ДОУ организации. Задачи службы ДОУ организации Основная задача службы ДОУ — обеспечение такого состояния работы с документами, при котором каждый специалист как руководитель компании, так и рядовой ее сотрудник может в любой момент времени без больших трудозатрат получить необходимые документы и нужную информацию.

Тогда как зарплата руководителей по маркетингу, ИТ и продажам может быть более а не «специалистом по документообороту» или «преградой в Coursera) позволяют обучаться нужным навыкам в удобном. С другими операторами электронного документооборота такой Соглашение об обмене электронными документами может быть Нужен ли вызов специалиста для активации сервиса для обмена и .. 1С-Коннект позволяет вашим клиентам мгновенно связаться с нужным специалистом вашей компании. 4) если организация не считает нужным помещать эмблему на документе. . 1) из порядкового номера, который может быть дополнен по .. Какой документ содержит мнение организации или специалиста по.

10 любимых ошибок в управлении документами

В результате, средняя зарплата квалифицированного специалиста в закупках не превышает тыс. Тогда как зарплата руководителей по маркетингу, ИТ и продажам может быть более тыс. Опираясь на личный опыт, а также примеры из практики коллег и участников профессиональных сообществ Linkedin и Facebook , я подготовил 10 проверенных способов, которые помогут закупщику начать зарабатывать больше. Сосредоточьтесь на ключевых для бизнеса закупках: производственном оборудовании, ИТ, логистических и маркетинговых услугах. Они дают заметную отдачу и привлекают больше внимания со стороны руководства. Вероятность того, что вас заметят, возрастает. Мелкие и нестратегические категории мобильная связь, канцтовары, курьерские услуги и др. Практический опыт Работая в АВ Inbev мне удалось стать экспертом в категориях ИТ и консалтинг, которые ранее в компании не были покрыты закупками. Вскоре я был назначен категорийным менеджером по ИТ, телеком и консалтингу и начал отвечать за все закупки этих категорий в зоне Восточная Европа. На них приходилось больше половины всех экономий в индирект закупках, благодаря чему моя ценность в глазах руководства была неоспоримой.

Зачем нужна система электронного документооборота?

По умолчанию для каждого пользователя настроены предопределенные папки: — Во Входящие поступают задания, которые сотруднику нужно выполнить; — Папка Исходящие содержит поставленные им задачи; — Избранное — это личная папка пользователя; — Общая папка представляет собой электронный архив всей организации.

Доступ к дополнительным компонентам осуществляется на основе прав доступа пользователей в системе. На обложке размещаются логически сгруппированные ссылки на часто используемые объекты системы.

Для быстрого создания однотипных документов используется несколько инструментов. Создание на основе шаблона определяет начальное содержимое документа в зависимости от его вида. Поля, заполненные в его карточке, автоматически подставляются в тект.

Шаг 1. Основные параметры. С помощью конструктора документов можно создавать типовые приказы, служебные записки, заявления, договоры и др. Каждый такой макет содержит фрагменты текста так называемые макроподстановки , которые в процессе генерации документа заполняются введенными значениями. Помимо заполнения пользователем фактического значения фрагментов, макеты могут предусматривать изменение разделов документов в зависимости от введенных параметров например, в договор включаются те или иные пункты в зависимости от организации, от имени которой заключается сделка.

Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью мастеров действий. Шаг 2. Специфические параметры. Мастера действий позволяют автоматизировать несколько последовательных действий в рамках одной операции или этапа процесса например, ввод данных в процессе заполнения документа, отправка на согласование.

Шаг 3. Проверка и отправка на утверждение. При запуске мастер действий запрашивает у пользователя необходимые параметры для создания типового документа, генерирует его на основе существующего макета, и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения макроподстановок.

При этом часть необходимых данных например, сумма НДС вычисляются самим мастером, что избавляет пользователя от лишних действий. Шаг 4. Результат работы мастера действий.

Обеспечение конфиденциальности информации Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается: контролем и настройкой прав доступа на любой объект системы; шифрованием, на основе сертификата электронной подписи пользователя или установленного пароля; ведение истории всех действий пользователей с документами: просмотр, изменение, экспорт копии и пр. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа и избежать работы с устаревшей информацией.

Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Кроме того, версия может быть скрытой, т. Использование скрытых версий удобно при разработке документов, когда информация находится на согласовании и не должна быть доступной для всех. Это удобно, например, если первую версию нужно отправить на согласование в формате DOC, а вторую подписанную вручную и сканированную загрузить в формате PDF. Электронная подпись ЭП позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантирует авторство и неизменность электронного документа.

Система DIRECTUM поддерживает работу со штампом времени — дополнительным атрибутом ЭП, который позволяет: подтвердить время формирования ЭП — не позднее времени формирования штампа времени; подтвердить действительность сертификата ЭП на момент подписания, если на момент формирования штампа времени он не был отозван.

Например, можно связать договор и приложения, существующие в рамках договора. Это позволяет быстро обращаться к документам по одной тематике. Связь между документами устанавливается в обе стороны. Пользователь может видеть в дереве связанных документов только те документы, на которые у него есть права. Жизненный цикл документа Для каждого вида документа договоры, счета и пр. Переход между стадиями может осуществляться как вручную, так и автоматически.

Внешний вид документов может изменяться в зависимости от стадии жизненного цикла. Это позволяет быстро определить, в каком состоянии находится документ, например, на согласовании, на исполнении или работы по нему завершены. Ведение истории работы История работы с документом оказывает большую помощь в случае непредусмотренного изменения текста или карточки документа.

В историю записываются операции просмотра, изменения, создания, экспорта и импорта документов, назначения прав на доступ к ним и т. Помимо документов, история работы также ведется для папок, задач, заданий, уведомлений и записей справочников.

Поиск по штрих-коду Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации. За счет маркировки бумажных документов уникальным штрихкодом и использования сканера штрих-кодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно.

При сканировании штрих-кода документ открывается в специальном, удобном пользовательском интерфейсе, облегчающем работу руководителей и делопроизводителей. Как это работает? Информация и задания передаются от одного участника процесса к другому в соответствии с настроенными правилами.

Создание задачи Каждый пользователь системы может создать задачу, указав в ее карточке исполнителей маршрут задачи , срок исполнения, а также сопроводительный текст, который содержит необходимые указания и пояснения по задаче При необходимости в ходе выполнения работ могут создаваться подзадачи для передачи отдельных этапов другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в содержание самой задачи.

Объекты системы, и в частности документы, связанные с выполнением работ по задаче, удобно открывать непосредственно из задания, полученного исполнителем. Для выделенного вложения создается контекстная вкладка на ленте.

Формирование маршрута вручную Назначить исполнителей по задаче можно как вручную, так и с помощью типового маршрута. Достаточно начать вводить фрагмент текста, который встречается одновременно в значениях реквизитов записей хотя бы в двух из справочников Пользователи, Группы пользователей и Типовые маршруты, и после нажатия на кнопку ENTER появится окно выбора типа объекта.

В качестве исполнителя можно указать как конкретного сотрудника, так и группу. Участники процесса получают задания или уведомления на каждом этапе маршрута. Отследить выполнение работ по задаче можно на графической схеме.

Инициатор задачи или его замещающий в любой момент может определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение: — изменить схему движения документов для ускорения процессов; — назначить другого исполнителя; — прервать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить чтобы продолжить в нужный момент и т.

Механизм типовых маршрутов Для определения процессов, подлежащих жесткой регламентации или часто повторяемых, могут быть настроены типовые маршруты. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей в том числе на основе ролей , заполняются нужные поля задачи, считывается информация из вложений и связанных объектов задач, подзадач, электронных документов, справочников. В системе выделяется два вида типовых маршрутов: свободный и жесткий.

Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную. Жесткие типовые маршруты предназначены для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Схема типовых маршрутов может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута или наступления специальных условий. Для настройки свободных типовых маршрутов редактор максимально упрощен: пользователю достаточно разместить на схеме блоки, соединить их стрелками, указать исполнителей и сроки.

Для жестких маршрутов задается расширенный набор этапов: появляются условия переходов, сценарии, блоки ожидания, мониторинга событий. Для формирования типовых маршрутов также могут использоваться специализированные прикладные блоки, например реализующие интеграцию с ERP-системами.

Быстро ознакомиться с заданиями можно и не открывая их. В проводнике системы, в результатах поиска и в окне дерева задач доступен предварительный просмотр. Также предпросмотр доступен для документов, задач. Возможность напоминаний о сроке задания позволяет запланировать время, когда необходимо вернуться к его выполнению. Внутри папки пользователь может создать собственную структуру, для того чтобы упорядочить контролируемый объем работ.

Также для структурирования задач и заданий может использоваться группировка и фильтрация по заданным реквизитам Тема, Инициатор, Срок и т. Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации Одно из важных требований ГСДОУ и архивного хранения — ведение номенклатуры дел.

Утвержденный состав номенклатуры дел содержится в специальном справочнике системы. При подготовке документов для передачи в архив по каждому делу можно распечатать обложку, а также опись его документов, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения Регистрация документов Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки, которые содержат все первичные данные, а также необходимую информацию о состоянии бумажного документа местонахождение, состояние исполнения и т.

Прямо к РКК можно прикрепить скан-образ бумажного документа. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями. Для исходящих документов по данным РКК можно сформировать список рассылки по организациям, а также распечатать конверт. Движение и исполнение документов После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения и вынесения резолюции, на основании которой документ ставится на контроль с назначением исполнителей, поручений и сроков.

При этом работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Например, секретарь или сам руководитель может быстро сформировать поручения по документу прямо из РКК. Формирование поручений путем отправки задач позволяет значительно повысить контроль исполнительской дисциплины сотрудников и максимально полно использовать возможности автоматизации: фиксация переписки по исполнению поручений; отправка на доработку; гибкая настройка маршрутизации и т.

Работа с документами в электронном виде экономит время исполнителей и предотвращает случайную потерю оригиналов. Поиск и анализ информации Возможности системы позволяют осуществлять поиск документов по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию.

Веб-канцелярия Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет. С использованием модуля, время, отведенное для совместной работы, расходуется максимально результативно. Подготовка к совещанию Подготовка к совещанию начинается с определения его параметров дата, время, место, участники, продолжительность, повестка.

Всем участникам рассылаются необходимые документы для их предварительного согласования и утверждения совещания. Создать совещание можно и с помощью мастера действий. В зависимости от выбранных параметров мастер автоматически резервирует помещение, отправляет совещание на согласование, формирует повестку и протокол. Проведение совещания На этапе проведения совещания сотрудник, выполняющий роль секретаря, фиксирует принятые решения в протоколе совещания.

Протокол автоматически рассылается участникам на согласование, а затем утверждается с помощью ЭП, что позволяет ускорить доведение принятых решений до сотрудников. Контроль исполнения решений Решения, вынесенные по итогам совещания, рассылаются ответственным участникам заданиями. Механизмы системы призваны исключить случаи, когда принятые решения забываются, игнорируются либо не исполняются после утверждения протокола. Сотрудник, назначенный контролировать исполнение решений, всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры.

Модуль обеспечивает централизованное хранение информации по договорам и оперативный поиск необходимых данных. Подготовка проекта договора Первым этапом работы с договорным документом является разработка проекта документа. Согласование договора На этапе согласования ответственный сотрудник отправляет проект договора по типовому маршруту, который позволяет задать строго определенную последовательность согласования для каждой категории договорных документов.

Использование электронной подписи согласующими гарантирует авторство подписи на электронном документе и его неизменность.

Электронный документооборот в ритейле — вопросы и ответы

Общие положения 1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Республики Хакасия далее по тексту - Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве здравоохранения Республики Хакасия далее по тексту - Министерство. Инструкция разработана в соответствии с Постановлением Правительства Республики Хакасия от Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принятым и введенным в действие Постановлением Госстандарта РФ от

Как стать первоклассным тендерным специалистом

Процедура подписания документа происходит на сервере или на рабочем месте пользователя? Подписание электронного документа происходит на рабочем месте пользователя. Почему разделены функции подписания электронного документа и передачи его вовне? Сам процесс передачи электронного документа сеанс связи с оператором может занимать какое-то время, при этом пользователь в это время не может работать в системе, поэтому была реализована пакетная отправка готовых электронных документов. При необходимости вы можете по каждому документу выполнять сразу две функции. Можно ли удалить в информационной системе полученный от поставщика документ с ЭЦП? Любую информацию, хранящуюся в информационной базе ИБ , можно удалить, в общем случае, сама ИБ может быть полностью удалена. Но система защищена от неосторожных действий пользователя — помимо присланного от поставщика документа необходимо пометить на удаление все ЭД, связанные с этим документом, а также входящие пакеты ЭД. После этого необходимо провести регламентное удаление помеченных на удаление объектов.

Ответы на часто задаваемые вопросы по 1С-ЭДО

Законодательство и электронные документы Евгений: В каких форматах создаются и согласуются договоры? Алиса Муратова: Законодательных ограничений по формату для электронного договора в России нет. Главное, чтобы ваш партнер мог прочитать документ. Многие клиенты используют PDF. Мы тоже рекомендуем именно его.

4) если организация не считает нужным помещать эмблему на документе. . 1) из порядкового номера, который может быть дополнен по .. Какой документ содержит мнение организации или специалиста по. Межкорпоративный документооборот (внешний ЭДО) Какой документ должен быть у водителя при перевозке? Алексей: В каком Алиса Муратова : Вы можете подписать и провести документ тогда, когда посчитаете нужным. . Профстандарт специалиста цифровой трансформации. Кроме того, работа с документами должна быть построена так, чтобы при котором каждый специалист (как руководитель компании, так и . документы по нужным критериям, проследить связи между ними, что.

По умолчанию для каждого пользователя настроены предопределенные папки: — Во Входящие поступают задания, которые сотруднику нужно выполнить; — Папка Исходящие содержит поставленные им задачи; — Избранное — это личная папка пользователя; — Общая папка представляет собой электронный архив всей организации. Доступ к дополнительным компонентам осуществляется на основе прав доступа пользователей в системе. На обложке размещаются логически сгруппированные ссылки на часто используемые объекты системы. Для быстрого создания однотипных документов используется несколько инструментов.

Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные

Верны варианты 1 и 3 Верны варианты 1, 2 и 3 Правильный ответ пятый, см. Форма "Рабочий стол руководителя" на начальной странице по умолчанию: не отображается отображается в левой колонке начальной страницы отображается в правой колонке начальной страницы Правильный ответ - первый. Какие команды печати доступны для учетной карточки входящего документа? Печать карточки документа, Печать регистрационного штампа Печать штрихкода на наклейке, Печать штрихкода на странице Напечатать файлы Верны ответы 1 и 3 Верны ответы 1, 2 и 3 Правильный ответ пятый: Вопрос Автообновление начальной страницы программы позволяет: Автоматически обновлять отдельные объекты страницы с заданными для них интервалами Автоматически обновлять объекты страницы с интервалом 5 сек Включить обновление всех объектов страницы с заданным для всех единым интервалом обновления Правильный ответ третий. Вопрос В мини-карточке задачи, в правой части окна "Задачи мне" показаны: Наименование, описание, история выполнения Предметы, комментарий, кнопки для выполнения задачи Срок, автор, важность, трудозатраты.

Тест: Ответы на тест по делопроизводству и персональному менеджменту

.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Олег Брагинский. ТРАБЛШУТИНГ 110. Эффективный документооборот
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. Клеопатра

    Какие слова... супер

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных