Аудит кадровых документов своими руками пошагово

Трудовая деятельность любого работника начинается не иначе как с визита в кадровую службу организации, в которой человек предполагает устроиться на работу. У многих людей в сознании еще остался стереотип восприятия работы в кадровом подразделении как некой синекуры, где сотрудники только тем и занимаются, что, особо не напрягаясь и не переживая за конечный результат деятельности предприятия, перекладывают бумажки с места на место. В действительности, деятельность кадровой службы любой компании, требует серьезного отношения к себе со стороны руководства, профессионализма, внимательности и дотошности ее сотрудников, а также системного подхода к ее организации. Кадровый учет — это сложная и многогранная сфера деятельности. Правильность ведения кадрового учета позволяет работодателю избежать штрафов за нарушение трудового законодательства и законодательства об охране труда. Это стало особенно актуально после вступления в силу поправок в кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации, привнесших значительное увеличение финансовых санкций за нарушения в данной области.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Пожалуйста, подождите пару секунд, идет перенаправление на сайт Аудит кадровой документации своими силами У многих людей в сознании еще остался стереотип восприятия работы в кадровом подразделении как некой синекуры, где сотрудники только тем и занимаются, что, особо не напрягаясь и не переживая за конечный результат деятельности предприятия, перекладывают бумажки с места на место. В действительности, деятельность кадровой службы любой компании, требует серьезного отношения к себе со стороны руководства, профессионализма, внимательности и дотошности ее сотрудников, а также системного подхода к ее организации. Кадровый учет — это сложная и многогранная сфера деятельности. Правильность ведения кадрового учета позволяет работодателю избежать штрафов за нарушение трудового законодательства и законодательства об охране труда.

Кадровый аудит своими руками Исходя из данных обстоятельств, возникает желание провести ревизию кадровых документов. Кадровый аудит можно. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом проведение аудита кадровой документации своими силами. Кадровый аудит . Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны.

Кадровый аудит своими руками

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании. Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации. С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне. В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели. В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание. Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках об отпусках, больничных, прогулах и т. Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании. При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи приемы, переводы, награждения , вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений. Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей. Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Аудит кадровых документов своими руками пошагово Аудит кадрового делопроизводства своими силами При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.

Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит графики сменности; договоры о матответственности бригадный, индивидуальные. Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации: бланков трудовых книжек и вкладышей; учёта проверок; приказов по личному составу и по основной деятельности; заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например: включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия; подписаны ли все личные документы и приказы; правильно ли заполнены трудовые книжки; прошиты и опломбированы ли журналы регистрации; соблюдаются ли сроки хранения документов и т.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии, а по результатам её заполнения составляется отчёт. Аудит кадровых документов своими руками Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит. После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита.

Инфо Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству.

Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита. Проверка наличия обязательных кадровых документов Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Карьера Также необходимо учитывать и позицию Верховного суда Российской Федерации, высказанную в постановлении от Смысл указанного акта высшей судебной инстанции заключается в том, что каждый из выявленных фактов нарушения законодательства о труде образует самостоятельный состав административного правонарушения.

Исходя из данных обстоятельств, возникает желание провести ревизию кадровых документов. Какие же ситуации обуславливают необходимость проведения кадрового аудита?

В качестве примера можно привести несколько случаев, когда настоятельно рекомендуется осуществить указанные процедуры. В целях самопроверки — в любое время. При смене лица, ответственного за кадровое делопроизводство, — в целях оценки принимаемого массива документов.

Кадровый аудит своими силами Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных. Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию. Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.

В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы. Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. ТК РФ ; положение об охране коммерческой тайны; положение об адаптации работников; положение о порядке прохождения испытательного срока; положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы: журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст.

Аудит кадрового делопроизводства Заключительный этап кадрового аудита — оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией. Внимание В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита. При смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты.

К акту прилагается перечень трудовых книжек с указанием Ф. Как провести кадровый аудит? Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании. При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи приемы, переводы, награждения , вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки.

Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям. Нет сомнений в том, что кадровый аудит— важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета.

Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки.

Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.

Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ. При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами. Важно Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит.

Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли. Содержание статьи.

Аудит кадровых документов своими руками пошагово

Наиболее продуктивно будет по окончании первой проверки посмотреть на кадровый учет с другой стороны и сделать сверку по основным кадровым процедурам. Кадровый аудит своими руками Наиболее продуктивно будет по окончании первой проверки посмотреть на кадровый учет с другой стороны и сделать сверку по основным кадровым процедурам. Например, проверяя документы, фиксирующие процедуру приема на работу, мы изучаем документы в отношении следующих аспектов:. Генштабом Вооруженных Сил РФ Таким образом, проверив пошагово основные кадровые процедуры, которые выполняются в нашей организации, мы можем выявить документы, которые необходимо дополнительно проработать. Sekcje tej strony.

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Кадровый аудит своими руками Наши партнеры Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую заработную плату. Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот. Что же представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно. Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству. Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Мартынова М.А. "Кадровый аудит своими руками"

Проведение кадрового аудита пошагово

Это может быть связано, например, с отсутствием в штате кадрового специалиста. В этом случае в определенный момент может потребоваться восстановление кадрового учета. Как это сделать подробно рассмотрим в статье. Восстановление кадрового учета Необходимость в восстановлении кадрового учета возникает, как правило, в мелких компаниях, которые изначально не придавали данному вопросу должного внимания. Однако, с ростом компании требуется приведение всех документов в порядок, включая и кадровую документацию. Первое, что потребуется сделать это определить перечень документов из тех, которые обязаны быть в организации в отделе кадров в компании есть, а каких нет.

Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны. Кадровый аудит своими руками При смене лица, ответственного за кадровое ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, Таким образом, проверив пошагово основные кадровые процедуры. Кадровый аудит — проверка кадрового учета и делопроизводства на предприятии. Услуга.

Кадровый аудит — проверка кадрового учета и делопроизводства на предприятии. Услуга включает полный или частичный анализ документов и процессов, выполняемых кадровой службой предприятия или ответственными за работу с персоналом сотрудниками. Согласно российскому КоАП статья 5. Если нарушение выявляется повторно, мера пресечения дополняется дисквалификацией на срок от 1 до 3 лет.

Аудит кадровых документов своими руками пошагово Аудит кадрового делопроизводства своими силами При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии. Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит графики сменности; договоры о матответственности бригадный, индивидуальные. Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации: бланков трудовых книжек и вкладышей; учёта проверок; приказов по личному составу и по основной деятельности; заявлений. Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например: включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия; подписаны ли все личные документы и приказы; правильно ли заполнены трудовые книжки; прошиты и опломбированы ли журналы регистрации; соблюдаются ли сроки хранения документов и т. Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии, а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Карьера Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит А ведь для каждого менеджера очень важно знать, что на самом деле происходит на вверенном ему участке работы. Аудит системы управления персоналом в крупной компанииАудит системы управления персоналом, проведенный на заводах Группы INSOL позволил выявить недостатки в системе управления персоналом, приводящие к низкой эффективности работы предприятий, а также разработать программу оптимизации HR-системы. Имя Пароль забыли? Войти Новые материалы Названы самые высокооплачиваемые вакансии в Башкирии Не все профессии равны. Аудит кадрового делопроизводства своими силами графики сменности; договоры о матответственности бригадный, индивидуальные. Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации: бланков трудовых книжек и вкладышей; учёта проверок; приказов по личному составу и по основной деятельности; заявлений.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Внутренний аудит кадровых документов
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Остромир

    По моему мнению Вы допускаете ошибку. Предлагаю это обсудить. Пишите мне в PM.

  2. Вацлав

    Я считаю, что Вы ошибаетесь. Давайте обсудим это.

  3. Изабелла

    Я Вам очень благодарен за информацию.

  4. Доброслав

    Я думаю, что Вы не правы. Давайте обсудим это. Пишите мне в PM, пообщаемся.

  5. Юлиан

    Я считаю, что Вы не правы. Я уверен. Могу отстоять свою позицию. Пишите мне в PM, обсудим.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных